Caiet de Sarcini
aplicatie informatica destinata gestiunii financiar contabile si de salarizare personal, precum si achizitia de servicii de mentenanta, asistenta tehnica de specialitate si actualizare software pentru aplicatia respectiva
Prezentul caiet de sarcini este parte integrantă a documentaţiei de atribuire a contractului şi constituie ansamblul cerinţelor minime obligatorii, pe baza cărora se întocmeşte propunerea tehnică şi financiară de către potenţialii ofertanţi.
Pentru ca în etapa de evaluare să se respecte principiul tratamentului egal, ofertanţii trebuie să respecte cerinţele din prezentul caiet de sarcini, astfel încât să permită comisiei de evaluare compararea şi evaluarea ofertelor în mod obiectiv.
Produsul trebuie să îndeplinească cerinţele prevăzute în specificaţiile tehnice şi reprezintă cerinţe minime obligatorii care fac parte integrată din acest caiet de sarcini. Aceste cerinţe sunt obligatorii pentru toţi ofertanţii şi nu îi absolvă pe aceştia de responsabilitatea de a realiza şi alte sarcini pe care le consideră necesare pentru asigurarea calităţii produsului.
Caietul de sarcini face parte integrată din documentaţia de atribuire şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică şi financiară.
AUTORITATEA CONTRACTANTĂ:
Asociaţia „Grup de Acţiune Locală Gilort”, comuna Scoarţa, sat Scoarţa, nr. 47, bloc locuinţe, sc. 1, et. 1, ap. 3, judeţul Gorj, CIF 35353269, în calitate de beneficiar.
DENUMIRE ŞI OBIECT ACHIZIŢIE:
Achiziţie „Aplicaţie informatică destinată gestiunii financiar contabile şi de salarizare personal, precum şi achiziţia de servicii de mentenanţă, asistenţă tehnică de specialitate şi actualizare software pentru aplicaţia respectivă” – pentru proiectul „Sprijin pentru cheltuieli de funcţionare şi animare” în cadrul sub măsurii 19.4 din PNDR.
COD CPV: 48443000-5
SURSA DE FINANŢARE ŞI VALOAREA FONDURILOR ALOCATE:
Program FEADR, buget proiect „Sprijin pentru cheltuieli de funcţionare şi animare” în cadrul sub măsurii 19.4 din PNDR, în baza unui contract de finanţare.
Valoarea maximă a fondurilor alocate pentru această achiziţie: 5000 lei fără TVA.
CRITERIUL DE ATRIBUIIRE: – Cel mai bun raport calitate – preţ;
CONDIŢII GENERALE:
Utilizarea de programe informatice pentru evidenţa contabilă şi calcul salarii este impusă de prevederile Legii Contabilităţii nr. 82/1991 republicată, a legislaţiei financiare şi cea a salarizării şi a legislaţiei fiscale.
Aplicaţia informatică destinată gestiunii financiar contabile şi de salarizare personal trebuie să asigure:
- gestionarea resurselor financiare, materiale si umane din cadrul unităţii; accesarea diverselor tipuri de operaţiuni contabile;
- centralizarea situaţiilor financiare trimestriale şi anuale;
- asigurarea informaţiilor cu privire la patrimoniu, execuţie bugetară, etc., precum şi istoricul tuturor operaţiuni mai sus enumerate, cu data de 01.01.2017 şi până la data de 31.12.2019;
- calculul salariilor şi exportul veniturilor salariale din aplicaţie în Declaraţia 112.
Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unităţi trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice. Astfel, se va avea în vedere ca la adaptarea soft-ului informatic achiziţionat dar şi la actualizarea şi întreţinerea acestuia să fie avute în vedere următoarele:
- cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în vigoare şi a posibilităţii de actualizare a acestor proceduri, în funcţie de modificările intervenite în legislaţie;
- cunoaşterea adecvată a funcţiilor sistemului de prelucrare automată a datelor de către personalul implicat şi respectarea acestora;
- gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecţiei lor împotriva accesului neautorizat, realizarea confidenţialităţii datelor din sistemul informatic;
- stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieşire;
- soluţionarea eventualelor erori care pot să apară în funcţionarea sistemului informatic;
- verificarea completă sau prin sondaj a modului de funcţionare a procedurilor de prelucrare prevăzute de sistemul informatic;
- verificarea totală sau prin sondaj a operaţiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea să fie efectuate în concordanţă strictă cu prevederile actelor normative care le reglementează;
- verificarea prin teste de control a programului informatic achiziţionat.
Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:
- să asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;
- să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă;
- fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conţinutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de control;
- să asigure listele operaţiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi orice eliminări sau adăugări ulterioare;
- să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obţinute anterior;
- să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile legilor în vigoare;
- să precizeze procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
- să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;
- să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:
- data efectuării înregistrării contabile a operaţiunii;
- jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;
- numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
- să asigure confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii;
- să asigure listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:
- tipul documentului sau al situaţiei;
- denumirea unităţii;
- perioada la care se referă informaţia;
- datarea listărilor;
- paginarea cronologică;
- să asigure listarea ansamblului de situaţii financiare şi documente de sinteză necesare conducerii operative a unităţii;
- să asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut pentru formulare;
- să permită, în orice moment, reconstituirea conţinutului conturilor, listelor şi informaţiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări şi al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;
- să nu permită:
- deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol;
- modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;
- suprimarea unui cont în cursul exerciţiului financiar curent sau aferent exerciţiului financiar precedent, dacă acesta conţine înregistrări sau sold;
- editarea a două sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu acelaşi număr şi conţinut diferit de informaţii;
- să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puţin 2 ani (exerciţii financiare), în mod automat sau manual;
- r) să prevadă în documentaţia produsului informatic modul de organizare şi tipul sistemului de prelucrare:
- monopost sau multipost;
- monosocietate sau multisocietate;
- reţea de calculatoare;
- portabilitatea fişierelor de date;
- s) să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:
- preluări pe loturi cu control ulterior;
- preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;
- combinarea celor două tipuri;
- t) să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operaţiunile contabile;
- u) să posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;
- să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor şi fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.
In contractul de furnizare a programului informatic vor fi prevăzute obligaţii şi clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor livrate, precum şi clauze privind eliminarea posibilităţilor de modificare a procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori.
Persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată a datelor poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informaţiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.
Utilizatorul trebuie:
- să se asigure de perenitatea documentaţiei, a diferitelor versiuni ale produsului-program;
- să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate;
- să deţină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de utilizare complet şi actualizat al fiecărui produs-program utilizat.
Pe perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor şi schimbărilor de sistem informatic, produse-program şi sistem de calcul.
Arhivele pe suport magnetic trebuie „împrospătate” periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.
CERINŢE TEHNICE MINIME CE TREBUIE ÎNDEPLINITE DE APLICAŢIE:
Să permită integrarea tuturor datelor din toate modulele operaţionale ale sistemului şi furnizarea informaţiilor necesare managementului pentru analiza activităţii anterioare şi pentru decizii viitoare (previziune economică);
Să permită utilizarea mai multor Planuri de conturi şi Sisteme contabile;
Să permită detalierea conturilor utilizate prin Planurile de Conturi standard, pe mai multe niveluri analitice şi subanalitice;
Să execute toate operaţiunile de înregistrare a valorilor în conturi (contabile) în mod automat;
Să permită supervizarea şi validarea tuturor înregistrările contabile automate, înainte de trecerea lor efectivă în conturi în vederea obţinerii translatărilor către situaţiile finale;
Să ofere posibilitatea utilizatorului de a defini rapoarte folosind baza de date existentă, pe baza unui generator de rapoarte;
Executarea în mai multe valute (ROL, USD, EURO, etc. ) a anumitor înregistrări financiare;
Să pennită urmărirea contractelor de leasing (financiar sau operaţional) pe care asociaţia le-a încheiat pentru diverse mijloace fixe;
Să permită generarea directă a rapoartelor legate de bilanţ – (situaţia patrimoniului, profit şi pierderi, cash-flow, etc.) – în orice moment;
Să pennită urmărirea încasărilor, respectiv a plăţilor în avans – înregistrări şi închideri;
Să pennită clasificarea furnizorilor şi clienţilor după multiple criterii;
Să permită urmărirea automată a sumelor acordate ca avans spre decontare pentru fiecare salariat;
Să permită generarea în orice moment a raportărilor predefinite obligatorii, conform prevederilor legale;
Să integreze toate datele generate de fluxul financiar-contabil, cu referire analitică la conţinutul documentelor, indiferent de formă sau destinaţie şi să obţină informaţiile necesare managementului pentru analiza activităţii anterioare şi pentru decizii de viitor;
Să permită urmărirea tuturor creanţelor şi datoriilor, indiferent de natura lor (plăţi/încasări, fumizori/clienţi, repartizarea lor pe facturi dar şi pe documentele complementare, respectiv repartizarea pe facturi inteme/exteme, avize de însoţire a mărfii, note de recepţie, ordine de plată, chitanţe, etc.);
Să permită definirea procedurilor de amortizare conform cerinţelor proprii şi legislaţiei în vigoare;
Să permită definirea monografiei pentru înregistrări contabile automate;
Să permită intrarea mijloacelor fixe în vederea completării datelor din fişa mijloacelor fixe ce furnizează programului toate datele pentru urmărirea viitoare (nr. inventar, cod mijloc fix, data intrării şi furnizorul, durata de viaţă normată, seria, locaţia, responsabilul, valoarea de intrare, forma de amortizare, garanţia);
Să permită înregistrarea automată la sfârşitul fiecărei luni a amortizărilor în fişele mijloacelor fixe, în contabilitate şi pe centrele de cost predefinite;
Să permită ieşirea mijloacelor fixe prin casare sau prin vânzare;
Să permită intrarea mijloacelor fixe prin leasing financiar şi urmărirea permanentă a acestora şi a contractului de leasing;
Să furnizeze listele de inventar pentru verificarea mijloacelor fixe;
Să înregistreze diferenţele de reevaluare;
Să obţină rapoarte privind: fişele mijloacelor fixe;
registrul mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar;
planurile de amortizare pe o perioadă specificată, etc.
Să fie parametrizabilă în ceea ce priveşte formulele de calcul, tipurile de salarii, de sporuri, de prime, de concedii medicale, concedii de odihnă, tipurile de reţineri (taxe şi impozite datorate de angajat şi angajator către stat);
Să ofere posibilitatea calculării salariului brut şi datoriilor unităţii pornind de la salariul net exprimat în lei sau în valută (definită de utilizator);
Să ofere posibilitatea de a vizualiza cheltuielile suplimentare pe care le face angajatorul în funcţie de salariul acordat;
Să permită dispunerea de ajutor on-line şi actualizarea întregii legislaţii în vigoare;
Să permită realizarea transferului în mod automat de la o lună la alta, a evidenţei datoriilor;
Să dea posibilitatea obţinerii de rapoarte referitoare la istoricul acestora indiferent de perioada solicitată;
Să ofere posibilitatea editării de rapoarte folosind un generator intern uşor de utilizat, fără a necesita cunoştinţe de programare;
Să permită calculul salariilor pornind de la fisele de pontaj;
Să permită calculul salariilor pornind de la valorile brute de câştig;
Să permită adaptarea situaţiei la normele legislative privind impozitul global;
Să permită configurarea tuturor formulelor de calcul;
Să calculeze automat indemnizaţiile de concediu şi concediu medical;
Să listeze statele de plată, fluturaşii, declaraţiile CAS;
Să permită o flexibilitatea totală a rapoartelor;
Să genereze automat notele contabile asociate ştatelor de avans şi lichidare.
CERINŢE TEHNICE MINIME DE ÎNTREŢINERE ŞI ACTUALIZARE A APLICAŢIEI:
Efectuarea în timp util a modificărilor în aplicaţie potrivit prevederilor legale aplicabile în domeniul financiar – contabil, conform cu solicitările responsabilului financiar contabil al achizitorului;
Transpunerea conturilor conform prevederilor legislative în vigoare;
Remedierea disfuncţionalităţilor sesizate în utilizarea programelor de către persoanele angajate în cadrul autorităţii contractante;
Crearea unor sesiuni de lucru, având în vedere faptul că la nivelul serviciului financiar contabil al autorităţii contractante se derulează operaţiuni necesare funcţionării Programelor de accesare a fondurilor europene 2014 – 2020, conform cadrului normativ aferent acestor finanţări nerambursabile, cu asigurarea autonomiei acestor operaţiuni faţă de acţiunile care privesc activitatea autorităţii contractante ca beneficiar al proiectelor finanţate prin acest mecanism, în baza procedurilor operaţionale privind gestionarea programelor pentru care autoritatea contractantă are calitatea de beneficiar al finanţării, aprobate la nivelul asociaţiei;
Crearea unor sesiuni de lucru în vederea asigurării unei evidenţe contabile adecvate pentru toate tranzacţiile aferente proiectelor din fonduri externe nerambursabile (cu fişe de cont analitice şi sintetice, balanţe de cont analitice inclusiv balanţă sintetică) precum şi stocarea înregistrărilor contabile pentru fiecare proiect din cadrul programului şi colectarea informaţiilor aferente implementării necesare pentru managementul financiar, raportări, monitorizări, verificări, audituri şi evaluări;
Modificări în aplicaţie potrivit prevederilor legale în domeniul salarizării
Remedierea disfuncţionalităţilor sesizate în utilizarea programelor de către persoanele angajate în cadrul achizitorului;
Asistenţă în exploatare prin asigurarea unei documentaţii de exploatare a programului;
îmbunătăţirea continuă a programului prin: dezvoltarea altor coduri de program care să asigure necesarul de raportare la un moment dat solicitate de conducerea autorităţii contractante.
Prestatorul asigură crearea condiţiilor tehnice pentru accesul permanent la baza de date privind evidenţa contabilă aferentă anilor precedenţi (istoric operaţiuni, rapoarte ani precedenţi, execuţie bugetară ani precedenţi).
CERINŢE SUPLIMENTARE:
Achizitorul solicită prestarea serviciilor de asistenţă tehnică, prin intermediul comunicaţiilor electronice, telefon/fax. Termenul de răspuns este de maxim două zile lucrătoare de la primirea solicitărilor, dar fără prejudicierea scopurilor de bună şi optimă funcţionare a achizitorului (plăţi, evidenţe, raportări, etc.);
Achizitorul solicită deplasarea specialiştilor prestatorului la sediul său pentru acordarea asistenţei tehnice, în cazul în care nu este posibilă realizarea asistenţei tehnice prin comunicaţiile electronice. Prestatorul are obligaţia de a se deplasa la sediul achizitorului cât mai curând posibil de la transmiterea de către achizitor a informaţiilor necesare în scopul acordării asistenţei tehnice;
Prestatorul asigură perenitatea documentaţiei, a diferitelor versiuni ale produsului- program şi permite achizitorului să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate;
Sistemul software trebuie să fie multicompanie şi să permită gestiunea independentă a mai multor sedii/puncte de lucru;
Facturile pentru serviciile prestate se vor emite şi se vor transmite autorităţii contractante până la data limită de 15 a lunii următoare lunii în care a fost instalat softul/prestat serviciul , iar plata acestora se va efectua în termen de maxim 30 zile calendaristice de la data recepţiei bunurilor fumizate/serviciilor prestate.
CERINŢE SPECIFICE:
Ofertantul căruia i se atribuie contractul de furnizare produse/servicii, înainte de semnarea contractului va semna o declaraţie de confidenţialitate asupra datelor proiectului, a datelor furnizate de beneficiar ca atare în cadrul proiectului;
Divulgarea, publicarea sau comunicarea acestor informaţii către terţi nu va fi posibilă decât cu acordul scris al achizitorului;
Ofertantul are obligaţia de a exprima preţul total ofertat în lei (RON), fără TVA. De asemenea, se va evidenţia într-un centralizator de preţuri Preţ/UM – RON fără TVA şi evidenţiat distinct TVA;
Ofertele care depăşesc valoarea maximă a fondurilor alocate de autoritatea contractantă vor fi respinse;
Bunul/produsul (softwear contabilitate) va fi livrat la sediul achizitorului şi instalat de către furnizor pe suportul tehnic pus la dispoziţie de către achizitor, în termen de maxim 10 zile calendaristice de la semnarea contractului de furnizare, iar recepţia bunurilor / serviciilor, se va realiza la sediul autorităţii contractante, în prezenţa unui reprezentant al furnizorului.
DURATA CONTRACTULUI DE FURNIZARE:
Durata contractului de achiziţie este de la data semnării acestuia de către ambele părţi şi până la data dc 31.12.2019. Contractul de furnizare bunuri/servicii intră în vigoare la data semnării acestuia de către ambele părţi şi îşi încetează valabilitatea la data îndeplinirii tuturor obligaţiilor ce derivă din contract, dar nu mai târziu de data limită înscrisă în acesta.
MODALITĂŢI DE PLATĂ:
Plata se va face în termen de maxim 30 de zile calendaristice de la recepţia bunurilor/servicii.
Documentele care vor sta la baza efectuării plăţii sunt: factura fiscală, procesul verbal de recepţie, devizul de execuţie pentru serviciile prestate, procesul verbal de predare-primire a serviciului prestat.
DOCUMENTE AFERENTE OFERTEI:
Oferta va şi însoţită obligatoriu de următoarele documente:
- Certificat de înregistrare (CUI) emis de ONRC – în copie xerox, semnat şi ştampilat de către reprezentantul legal al ofertantului, cu menţiunea „Conform cu originalul”;
- Certificat constatator eliberat de ONRC (original sau conformat sub semnătură de către reprezentantul legal al ofertantului), din care să rezulte obiectul de activitate al ofertantului şi că nu sunt înscrise menţiuni cu privire la aplicarea Legii 85/2006 privind procedura insolvenţei sau că societatea se află în incapacitate de plată;
- Declaraţiile privind neîncadrarea în prevederile art. 164, 165 şi 167 din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice;
- Declaraţia privind evitarea conflictului de interese aşa cum este prevăzut de Legea nr. 98/2016.
Modelul de completare pentru declaraţiile prevăzute la punctele 3. şi 4. se regăseşte în anexa nr. 1 la prezentul Caiet de Sarcini.
